Ny utleggsmodul i Systima-appen: full kontroll fra utlegg til lønnsutbetaling
Systima har lenge hatt støtte for utlegg i mobilappen, og nå lanserer vi en ny og forbedret versjon. Målet har vært å gjøre hverdagen enklere: både for den ansatte som legger inn utlegg på farten, og for regnskapsføreren som behandler dem. Med den nye versjonen får ansatte full oversikt over alle innsendte utlegg og statusen på disse, mens regnskapsflyten går mer eller mindre av seg selv.
Hva er nytt i utleggsmodulen?
Systima har lansert en betydelig oppdatering av utleggsmodulen i mobilappen. Oppdateringen gjør det enklere for ansatte å registrere utlegg og for regnskapsansvarlige å behandle dem – fra første registrering til utbetaling via lønn. Her er en gjennomgang av de viktigste forbedringene.
Statusoversikt: se om utlegget er godkjent eller betalt
Den nye versjonen viser tydelig status på hvert utlegg direkte i appen: sendt, godkjent eller betalt. Dette er noe mange brukere har etterspurt. Tidligere måtte ansatte spørre regnskapsavdelingen manuelt – nå ser de statusen selv i sanntid. Det reduserer unødvendig intern kommunikasjon og gir bedre oversikt for alle parter.
Trekk tilbake og rediger utlegg
Registrerte du et utlegg med feil beløp eller feil dato? Det er ikke uvanlig. Med den nye oppdateringen kan ansatte nå trekke tilbake og redigere utlegg som ennå ikke er godkjent. Dette sparer tid for både den ansatte og regnskapsavdelingen, og eliminerer behovet for manuell korrigering eller dobbeltregistrering.
Forhåndsdefinerte kostnadstyper med automatisk kontokobling
En av de mest arbeidsbesparende nyhetene er forhåndsdefinerte kostnadstyper. Når en ansatt velger kostnadstype – for eksempel reise, servering eller kontorutstyr – kobles utlegget automatisk mot riktig regnskapskonto og mva-kode. Dette betyr:
Færre feil i regnskapsføringen
Raskere behandling for regnskapsansvarlig
Ingen manuell kontovelger for den ansatte
For bedrifter med mange ansatte som registrerer utlegg jevnlig, er dette en betydelig effektiviseringsgevinst.
Automatisk forslag på lønn og visning på lønnslipp
Godkjente utlegg foreslås nå automatisk for utbetaling på neste lønnskjøring. Regnskapsansvarlig slipper å oppsøke utleggene manuelt og legge dem til – de dukker opp som forslag i lønnsprosessen. Når utlegget er inkludert i lønnen, vises det på lønnslippen med beskrivelse, slik at den ansatte vet nøyaktig hva som er utbetalt og hvorfor.
Automatisk oppdatering til betalt-status
Etter at lønn er kjørt og utlegget er utbetalt, oppdateres statusen automatisk til betalt i appen. Den ansatte ser dette uten at noen trenger å oppdatere noe manuelt. Det lukker hele sirkelen – fra registrering til bekreftelse – uten ekstra administrasjon.
Hvem drar nytte av denne oppdateringen?
Oppdateringen er spesielt relevant for:
Ansatte som reiser mye eller kjøper inn på vegne av bedriften
Regnskapsansvarlige som ønsker færre manuelle steg i utleggsprosessen
Daglige ledere i SMB-bedrifter som vil ha bedre kontroll uten mer administrasjon
Kom i gang med den oppdaterte utleggsmodulen
Oppdateringen er tilgjengelig nå for alle Systima-kunder. Last ned siste versjon av Systima-appen fra App Store eller Google Play, eller logg inn på systima.no for å lese mer om hva som er inkludert i din plan. Har du spørsmål om oppsettet, er du velkommen til å kontakte oss direkte.
