← Tilbake til Systima

Brukeravtale for bruk av Systima

Definisjoner

Systima AS blir heretter omtalt som "Tilbyder". Tjenester levert av Systima AS, herunder selve systemet (appen), nettside, landingssider, artikler og hjelpesider, blir omtalt som "Systemet".

Personen som bruker Systemet blir omtalt som “Bruker”. En Bruker må være tilknyttet et foretak eller være en privat virksomhet for å kunne bruke Systemet. Foretaket eller den private virksomheten blir omtalt som “Virksomheten”. Alle definisjoner kan bøyes og brukes i entall og flertall og lignende.

Brukeravtale

Dette er en rettslig bindende avtale mellom:
Tilbyder (Systima AS), med organisasjonsnummer 918 817 166 MVA.
og
Den som har registrert seg som Bruker i Systemet.

For at Bruker skal få tilgang til Systemet må Bruker være koblet til en Virksomhet. Dersom Bruker oppretter eller har tilgang til flere Virksomheter, er avtalen gyldig for alle Virksomhetene. Flere Brukere kan være koblet til samme virksomhet.

I registreringen må Bruker akseptere brukeravtalen elektronisk ved å manuelt krysse av for at brukervilkårene er godkjent. Brukervilkårene er hyperlenket i registreringsskjema.

Tilbyder kan kontaktes i forhold til denne avtalen på post@systima.no, og Bruker og Virksomhet kan til enhver tid kontaktes på e-postadressen som er registrert i innstillingene til Bruker og Virksomhet. Bruker er ansvarlig for å holde sin kontaktinformasjon oppdatert.

Dersom Tilbyder gjør endringer i brukeravtalen med større konsekvenser for Bruker, vil dette bli kommunisert per e-post eller ved innlogging.

Brukeravtalen er til enhver tid tilgjengelig på nettsiden systima.no/brukeravtale. Ved spørsmål om betingelsene eller dersom noe er vanskelig å tolke, ber vi deg ta kontakt med oss snarest på post@systima.no

Generelt

Dette er brukervilkårene som regulerer plikter og rettigheter for deg som Bruker og for oss som Tilbyder for bruk av Systemet. Systemet er laget for å forenkle og effektivisere regnskap for Bruker. Systemet tilbyr ikke hjelp innenfor regnskapsmessige og juridiske spørsmål eller andre ting som naturlig faller inn under dette. For hjelp med regnskap og juss, anbefales det å ta direkte kontakt med regnskapsfører og/eller jurist.

Tjenesten er kun tilpasset for bruk i Norge.

Rettigheter og plikter for Tilbyder

Tilbyder skal tilby og utvikle Systemet etter beste evne. Formålet med Systemet er å automatisere og forenkle regnskap elektronisk. Tilbyder står fritt til å velge tredjepartsprodukter etter eget ønske.Tilbyder skal sørge for at Systemet har mest mulig oppetid. Tilbyder skal gjøre sitt ytterste for å utvikle Systemet slik at det blir enkelt å forstå og bruke. Dette skal gjøres via hjelpeverktøy, guider, e-post, webinar, video, artikler eller annet media.

Tilbyder har rett til å kommunisere med Bruker på e-post eller annet medie, for å informere om tidsfrister, oppdatering av Systemet, nye tjenester og annen relevant info tilknyttet Systemet og Bruker. Bruker kan valgfritt deaktivere denne tjenesten.

Tilbyder har tillatelse til å opptre på vegne av Bruker for å registrere KID, integrasjon mot bank og opptre på vegne av Bruker i PEPPOL-nettverket.

Tilbyder har rett til å registrere all brukerdata og bruksmønster i Systemet med ulike analyseverktøy. Hensikten med dette er å forstå bruksmønster for å videreutvikle Systemet så optimalt som mulig.

Ved eventuelle feil, mangler, bugs eller lignende skal Tilbyder etter beste evne rette opp i dette så snart som mulig. Ved alvorlige feil skal Bruker varsles.

Rettigheter og plikter for Bruker

Bruker plikter å registrere seg med fullt og riktig navn, adresse og kontaktinformasjon, samt å holde disse oppdatert. Dersom Bruker på noen som helst måte ikke har mulighet til å endre personopplysninger selv skal Tilbyder gjøre dette etter forespørsel fra Bruker.

Innloggingsdetaljer er personlig, og skal ikke deles med andre. Dersom flere personer ønsker tilgang til samme Virksomhet, skal det opprettes en brukerkonto per person. Bruker skal kun registrere og ha tilgang til Virksomheter hvor Bruker har fullmakt eller rettigheter.

Bruker har full eierskap til egen registrert data, og har til enhver tid krav til å hente ut denne informasjonen fra Systemet. Dette gjelder ikke dersom det er brudd på punktet "ulovlig bruk og misbruk".

Tilbyder anbefaler aldri å slette data i Systemet, men Bruker kan slette data om ønskelig så langt det ikke er i strid med lovverket.

Bruker har full rett til å bruke Systemet gitt at brukeravtalen overholdes.

Ansvarsbegrensninger

Bruker er full ansvarlig for alt innhold og data som blir registrert i Systemet. Bruker står fullt ansvarlig for å innberette lovpålagt dokumentasjon til myndighetene og eventuelt kommune.

Bruker holder Tilbyder ansvarsfri ved eventuelle feil, bugs, skrivefeil, mangler og tekniske problemer i Systemet. Bruker benytter Systemet fullt og helt på eget ansvar. Dette gjelder også for tjenester Systemet bruker via tredjepart.

Ved å signere denne avtalen godtar Bruker at Tilbyder ikke kan holdes ansvarlig for direkte eller indirekte økonomiske tap. Dette gjelder også tap av data, tap av fortjeneste, tap av kunder eller alt annet som naturlig faller inn under dette. Dette gjelder selv om Tilbyder har blitt gjort oppmerksom på en lignende skade. Dette gjelder generelt for bruk av Systemet med alle tilleggstjenester og moduler fra Tilbyder og tredjepart.

Ved en force majeure hendelse er ikke Tilbyder ansvarlig. Det samme gjelder feil eller skader skyldes av pandemi, epidemi og andre hendelser som er fullt utenfor Tilbyders kontroll.

Fakturering / betaling

Den delen av Systemet som er mot betaling er tydelig merket. Brukers bestilling er bindende når den er registrert i Systemets database. Bruker som bestiller på vegne av et firma bekrefter å ha nødvendig fullmakt, og står fullt økonomisk ansvarlig for dette. Bruker har fullt betalingsansvar på alle betalte tjenester registeret på Virksomheten. Tilbyder har ikke ansvar for brukerfeil som fører til feil på betalingstransaksjoner.

Systemet leverer kun elektroniske produkter, som gjør alle kjøp og bestillinger endelige. Det er ingen angre- eller reklamasjonsrett for kjøp utført på vegne av Virksomhet. For privatpersoner gjelder forbrukerkjøpsloven.

For moduler og tjenester fakturerer Tilbyder forskuddsvis for seks måneder av gangen, med faktureringsdato fra ny tjeneste og/eller modul er bestilt. For bruk av Systemet hvor Bruker betaler ved visse handlinger blir dette fakturert etterskuddsvis etter hver måned. Faktura blir tilsendt til Bruker via e-post. Bruker kan til enhver tid endre denne e-postadressen inne på innstillinger.

Alle betalte funksjoner har tre måneder gjensidig oppsigelsesfrist regnet fra førstkommende måned. Ved oppsigelse av betalte tjenester vil kunden få tilbakebetalt eventuelt utestående beløp. Utestående beløp regnes fra neste kalendermåned etter oppsigelse.

Alle våre priser gjelder per Virksomhet eller Bruker, etter gjeldende prisliste. Ved prisendring utover konsumprisindeksen skal Tilbyder varsle Kunde med minst tre måneder varsel, og denne varselen er ved at prislisten blir oppdatert på Tilbyders prisliste. Dersom det offentlige gjør prisendring på avgifter og/eller pålegg, vil det skje prisendring i takt med dette uten ytterligere forvarsel. I disse tilfeller vil endringen skje umiddelbart uten 30 dagers varsel.

Priser fra bank eller annen tredjepart kommer i tillegg til oppgitte priser for Systemet.

Det er 14 dager betalingsfrist på alle fakturaer. Alle oppgitte priser er eks mva.

Ved manglende betaling på et eller flere krav fra Tilbyder, står Tilbyder fritt til å sperre ute Bruker(e) og Virksomhet(e) fra alle tjenester i Systemet. Dersom krav fra Tilbyder ikke blir betalt til forfall, vil det påløpe forsinkelsesrenter og gebyrer.

Ulovlig bruk og misbruk

Dersom det er mistanke om misbruk av Systemet, kan Tilbyder sperre ute Bruker og Virksomheten umiddelbart uten forvarsel og samtykke. Tilbyder har også rett til å stenge tilgang til Systemet basert på Brukers IP-adresse eller lignende uten forvarsel og samtykke. Ved slike tilfeller kan Bruker kreve begrunnelse, og vil få anledning til å forklare seg.

Dette kan eksempel komme av at Bruker sender ut falske krav, bruk av Systemet med falsk identitet, utgir seg for å være en annen Virksomhet, manipulerer Systemet, manipulerer nettside, sender ubegrunnede krav, sende fiktive fakturaer, gjøre ting som er skadelidende for Systemet og Tilbyders renommé, misbruk av brukerkonto, misbruk av betalingsløsninger og lignende.

Bruker har ikke lov til å laste opp ulovlige filer, piratkopierte filer, filer som er skadelige, virus, filer som er opphavsbeskyttet av andre enn Bruker eller på annen måte bryter norsk lov. Bruker skal ikke laste opp filer som ikke er tilknyttet til regnskap, faktura, inkasso, timelister, kontrakter eller lignende relevante filer.

Ved ulovlig bruk av systemet kan Tilbyder, uten forvarsel og samtykke, anmelde/rapportere Bruker og Virksomhet til politiet, finanstilsynet eller annen organ/etat.

Sikkerhet og personvern

Tilbyder skal til enhver tid gjøre sitt ytterste for at Systemet håndterer alle person- og firmaopplysninger på en forsvarlig og betryggende måte. Alle personopplysninger Bruker legger igjen i Systemet er for å ha riktig faktureringsgrunnlag, samt å gi Bruker tilgang til Systemet.

Tilbyder forbeholder seg retten, uten samtykke og forvarsel, gi ut personopplysninger til Norske myndigheter, Politiet, Finanstilsynet, Skatteetaten eller andre statlige og kommunale organer.

Opphavsrett

Alt av innholdet i Systemet er eid av Tilbyder. Dette gjelder alt fra datakoder, design, funksjonalitet, logo, firmanavn, produktnavn, tekster, artikler og alt annet som naturlig faller inn under dette punktet. Systemet kan på ingen omstendigheter stjeles, selges, kopieres, brukes til annet forbruk enn via Tilbyder eller lignende. Ved å godta denne Brukeravtalen godkjenner Bruker og Virksomheten vil stå erstatningspliktig på brudd av dette punktet.

Øvrig

Dersom Virksomhet blir kjøpt opp fusjonert, fisjonert eller hatt lignende omstrukturering har Tilbyder rett til å overdra Systemet og Brukers kundeforhold helt eller delvis til et annet selskap. Tilbyder har også mulighet til å gi tilgang til alle som er registrert med signaturrett til Virksomheten.

Tvister

Tvister om Brukeravtalen, samt tvister som angår de omtalte og derav følgende rettsforhold, hører inn under de ordinære domstoler, med Tilbyders til enhver tids gjeldende forretningsadresse som avgjørende for valg av verneting.

Personvernerklæring for Systima AS

1. Behandlingsansvarlig

Robin Røed er på vegne av Systima AS behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

2. Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende personopplysninger om våre kunder:navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse. Vi lagrer i tillegg kjøpshistorikk og atferdsmønster på vår nettside, dvs. opplysninger om hvordan den enkelte kunde navigerer på siden.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med deg. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon, SMS og postutsendelser.Å administrere medlemskap,påmelding/deltagelse i aktiviteter,lisenser, forsikringer og lignende. Vi lagrer i tillegg kjøpshistorikk og atferdsmønster på vår nettside, dvs. opplysninger om hvordan den enkelte kunde navigerer på siden.

4. Grunnlaget for behandlingen

Informasjon om navn, adresse, telefon, e-postadresse benyttes for å oppfylle kjøpsavtalen. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b). Der du har samtykket vil det benyttes også opplysningene til å gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt kjøp via e-post, telefon og SMS. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.Der du har samtykket til det benyttes kjøpshistorikk og adferdsmønster til å gi anbefalinger og reklame spesielt tilpasset deg som bruker. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.

5. Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt våre ansatte i forbindelse med ditt kjøp.Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service.Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies). Les mer om bruk av informasjonskapsler her:

6. Utlevering av opplysninger til tredjeparter

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere.

7. Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

8. Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

9. Personvernombud

Vi har et personvernombud, Robin Røed, som påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

10. Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser:
post@systima.no

Systima AS
O.H. Bangs vei 51, 1363 Høvik

Tredjeparter - utveksling av data

Systima AS er avhengig av å samarbeide med flere tredjeparter. I denne sammenheng blir det utvekslet data med disse som er listet opp under:

Altinn er integrert i Systemet og kan i den sammenheng få informasjon om regnskap og personale.

Azure har alt av server-hosting. Azure er en av verdens ledende på dette, og også en av få store aktører som tilbyr lagring av data i Norge. Vi har valgt å bruke Azure som leverandør nettopp pga dette, for å tilfredsstille Skatteetatens krav om oppbevaring av regnskapsmateriale.

Facebook login er for å forenkle og effektivisere innloggingen. Det er opp til hver enkelt bruker om de vil bruke Google-innlogging eller manuell innlogging. Dersom du bruker Facebook-innlogging får Facebook informasjon om hvor og når du har logget inn.

Facebook pixel er et analyseverktøy fra Facebook for å spore brukeratferd. Dette er for å optimalisere Systemet på best mulig måte. Verktøyet brukes også mtp. markedsføring.

Google Analytics er et analyseverktøy som sporer brukeradferd. Dette er brukt for å optimalisere både landingssider og Systemet for å videreutvikle Systemet på best mulig måte. Verktøyet brukes også mtp markedsføring.

Google innlogging brukes for å forenkle og effektivisere innloggingen. Det er opp til hver enkelt bruker om de vil bruke Google-innlogging eller manuell innlogging. Ved bruk av Google-innlogging får Google informasjon om hvor og når du har logget inn.

Mailchimp brukes for å sende Bruker informasjon og nyhetsbrev. I denne sammenheng utveksler vi navn og e-post med mailchimp. Det er valgfritt å få tilsendt nyhetsbrev.

Google Optimize er et verktøy levert av Google for å teste ulike funksjoner og hvilken funksjon som fungerer best. Dette er for å gi den beste og enkleste brukeropplevelsen.

SendGrid bruker til utsendelse av e-post fra Systemet. Her blir derfor informasjon om e-post, mottaker og avsender delt.

Sentry blir brukt for å overvåke potensielle feil. Dette er et analyseverktøy som er direkte koblet opp mot våre systemer så vi får øyeblikkelig beskjed om små og store feil. Dette er for å umiddelbart ha mulighet til å rette opp samtlige feil for å gi den beste brukeropplevelsen. Ved feil blir selve feilen lagret samt informasjon om Bruker.

Sist oppdatert 28. februar 2021