Brukeravtale for bruk av Systima

Definisjoner

Systima AS blir heretter omtalt som "Tilbyder". Tjenester levert av Systima AS, herunder selve systemet (appen), nettside, landingssider, artikler og hjelpesider, blir omtalt som "Systemet".

Personen som bruker Systemet blir omtalt som “Bruker”. En Bruker må være tilknyttet et foretak eller være en privat virksomhet for å kunne bruke Systemet. Foretaket eller den private virksomheten blir omtalt som “Virksomheten”. Alle definisjoner kan bøyes og brukes i entall og flertall og lignende.

Brukeravtale

Dette er en rettslig bindende avtale mellom:
Tilbyder (Systima AS), med organisasjonsnummer 918 817 166 MVA.
og
Den som har registrert seg som Bruker i Systemet.

For at Bruker skal få tilgang til Systemet må Bruker være koblet til en Virksomhet. Dersom Bruker oppretter eller har tilgang til flere Virksomheter, er avtalen gyldig for alle Virksomhetene. Flere Brukere kan være koblet til samme virksomhet.

I registreringen må Bruker akseptere brukeravtalen elektronisk ved å manuelt krysse av for at brukervilkårene er godkjent. Brukervilkårene er hyperlenket i registreringsskjema.

Tilbyder kan kontaktes i forhold til denne avtalen på post@systima.no, og Bruker og Virksomhet kan til enhver tid kontaktes på e-postadressen som er registrert i innstillingene til Bruker og Virksomhet. Bruker er ansvarlig for å holde sin kontaktinformasjon oppdatert.

Dersom Tilbyder gjør endringer i brukeravtalen med større konsekvenser for Bruker, vil dette bli kommunisert per e-post eller ved innlogging.

Brukeravtalen er til enhver tid tilgjengelig på nettsiden systima.no/brukeravtale. Ved spørsmål om betingelsene eller dersom noe er vanskelig å tolke, ber vi deg ta kontakt med oss snarest på post@systima.no

Generelt

Dette er brukervilkårene som regulerer plikter og rettigheter for deg som Bruker og for oss som Tilbyder for bruk av Systemet. Systemet er laget for å forenkle og effektivisere arbeidshverdagen for Bruker. Systemet tilbyr ikke hjelp innenfor regnskapsmessige, skattemessige, juridiske spørsmål eller andre spørsmål som naturlig faller inn under dette. For hjelp med regnskap, skatt og juss, anbefales det å ta direkte kontakt med regnskapsfører, Skattetaten og/eller jurist.

Tjenesten er kun tilpasset for bruk i Norge.

Rettigheter og plikter for Tilbyder

Tilbyder skal tilby og utvikle Systemet etter beste evne. Formålet med Systemet er å automatisere og forenkle regnskap elektronisk. Tilbyder står fritt til å velge tredjepartsprodukter etter eget ønske.Tilbyder skal sørge for at Systemet har mest mulig oppetid. Tilbyder skal gjøre sitt ytterste for å utvikle Systemet slik at det blir enkelt å forstå og bruke. Dette skal gjøres via hjelpeverktøy, guider, e-post, webinar, video, artikler eller annet media.

Tilbyder har rett til å kommunisere med Bruker på e-post eller annet medie, for å informere om tidsfrister, oppdatering av Systemet, nye tjenester og annen relevant info tilknyttet Systemet og Bruker. Bruker kan valgfritt deaktivere denne tjenesten.

Tilbyder har tillatelse til å opptre på vegne av Bruker for å registrere KID, integrasjon mot bank og opptre på vegne av Bruker i PEPPOL-nettverket.

Tilbyder har rett til å registrere all brukerdata og bruksmønster i Systemet med ulike analyseverktøy. Hensikten med dette er å forstå bruksmønster for å videreutvikle Systemet så optimalt som mulig.

Ved eventuelle feil, mangler, bugs eller lignende skal Tilbyder etter beste evne rette opp i dette så snart som mulig. Ved alvorlige feil skal Bruker varsles.

Rettigheter og plikter for Bruker

Bruker plikter å registrere seg med fullt og riktig navn, adresse og kontaktinformasjon, samt å holde disse oppdatert. Dersom Bruker på noen som helst måte ikke har mulighet til å endre personopplysninger selv skal Tilbyder gjøre dette etter forespørsel fra Bruker.

Innloggingsdetaljer er personlig, og skal ikke deles med andre. Dersom flere personer ønsker tilgang til samme Virksomhet, skal det opprettes en brukerkonto per person. Bruker skal kun registrere og ha tilgang til Virksomheter hvor Bruker har fullmakt eller rettigheter.

Bruker har full eierskap til egen registrert data, og har til enhver tid krav til å hente ut denne informasjonen fra Systemet. Dette gjelder ikke dersom det er brudd på punktet "ulovlig bruk og misbruk".

Tilbyder anbefaler aldri å slette data i Systemet, men Bruker kan slette data om ønskelig så langt det ikke er i strid med lovverket.

Bruker har full rett til å bruke Systemet gitt at brukeravtalen overholdes.

Dersom Bruker har gitt regnskapsfører eller regnskapsbyrå tilgang til Virksomheten, kan Tilbyder gi regnskapsfører eller regnskapsbyrå mulighet til å hente ut dokumentasjon i periode oppgitt i eventuelle lover og forskrifter.

Ansvarsbegrensninger

Bruker er full ansvarlig for alt innhold og data som blir registrert i Systemet. Bruker står fullt ansvarlig for å innberette lovpålagt dokumentasjon til myndighetene og eventuelt kommune.

Bruker holder Tilbyder ansvarsfri ved eventuelle feil, bugs, skrivefeil, mangler og tekniske problemer i Systemet. Bruker benytter Systemet fullt og helt på eget ansvar. Dette gjelder også for tjenester Systemet bruker via tredjepart.

Ved å signere denne avtalen godtar Bruker at Tilbyder ikke kan holdes ansvarlig for direkte eller indirekte økonomiske tap. Dette gjelder også tap av data, tap av fortjeneste, tap av kunder eller alt annet som naturlig faller inn under dette. Dette gjelder selv om Tilbyder har blitt gjort oppmerksom på en lignende skade. Dette gjelder generelt for bruk av Systemet med alle tilleggstjenester og moduler fra Tilbyder og tredjepart.

Ved en force majeure hendelse er ikke Tilbyder ansvarlig. Det samme gjelder feil eller skader skyldes av pandemi, epidemi og andre hendelser som er fullt utenfor Tilbyders kontroll.

Fakturering / betaling

Den delen av Systemet som er mot betaling er tydelig merket. Brukers bestilling er bindende når den er registrert i Systemets database. Bruker som bestiller på vegne av et firma bekrefter å ha nødvendig fullmakt, og står fullt økonomisk ansvarlig for dette. Bruker har fullt betalingsansvar på alle betalte tjenester registeret på Virksomheten. Tilbyder har ikke ansvar for brukerfeil som fører til feil på betalingstransaksjoner.

Systemet leverer kun elektroniske produkter, som gjør alle kjøp og bestillinger endelige. Det er ingen angre- eller reklamasjonsrett for kjøp utført på vegne av Virksomhet. For privatpersoner gjelder forbrukerkjøpsloven.

Bruker kan velge mellom månedlig eller årlig betaling av modulene i systemet. 

Ved månedlig betaling av modul faktureres Virksomheten etterskuddsvis. Ved dette valget er det tre måneders gjensidig oppsigelsesfrist regnet fra førstkommende måned ved nedgradering eller oppsigelse av modul. Modul perioden fornyes automatisk dersom Bruker ikke velger annet. 

Ved årlig betaling av modul faktureres Virksomheten forskuddsvis for modul prisen. Ved dette valget vil gjensidig oppsigelsesfrist være 1 år fra aktivering av modulen. Modul perioden fornyes automatisk med 1 nytt år dersom Bruker ikke velger annet. 

For bruk av Systemet hvor Virksomheten betaler ved visse handlinger blir dette fakturert etterskuddsvis hver måned. Fakturaer blir tilsendt til Bruker via EHF eller e-post. Bruker kan til enhver tid endre e-postadressen inne på innstillinger.

Alle våre priser gjelder per Virksomhet eller Bruker, etter gjeldende prisliste. Ved prisendring utover konsumprisindeksen skal Tilbyder varsle Kunde med minst 30 dagers varsel, og denne varselen er ved at prislisten blir oppdatert på Tilbyders prisliste. Dersom det offentlige gjør prisendring på avgifter og/eller pålegg, vil det skje prisendring i takt med dette uten ytterligere forvarsel. I disse tilfeller vil endringen skje umiddelbart uten 30 dagers varsel.

Priser fra bank eller annen tredjepart kommer i tillegg til oppgitte priser for Systemet.

Det er 10 dager betalingsfrist på alle fakturaer. Alle oppgitte priser er eks mva.

Ved manglende betaling på et eller flere krav fra Tilbyder, står Tilbyder fritt til å sperre ute Bruker(e) og Virksomhet(e) fra alle tjenester i Systemet. Dersom krav fra Tilbyder ikke blir betalt til forfall, vil det påløpe forsinkelsesrenter og gebyrer.

Ulovlig bruk og misbruk

Dersom det er mistanke om misbruk av Systemet, kan Tilbyder sperre ute Bruker og Virksomheten umiddelbart uten forvarsel og samtykke. Tilbyder har også rett til å stenge tilgang til Systemet basert på Brukers IP-adresse eller lignende uten forvarsel og samtykke. Ved slike tilfeller kan Bruker kreve begrunnelse, og vil få anledning til å forklare seg.

Dette kan eksempel komme av at Bruker sender ut falske krav, bruk av Systemet med falsk identitet, utgir seg for å være en annen Virksomhet, manipulerer Systemet, manipulerer nettside, sender ubegrunnede krav, sende fiktive fakturaer, gjøre ting som er skadelidende for Systemet og Tilbyders renommé, misbruk av brukerkonto, misbruk av betalingsløsninger og lignende.

Bruker har ikke lov til å laste opp ulovlige filer, piratkopierte filer, filer som er skadelige, virus, filer som er opphavsbeskyttet av andre enn Bruker eller på annen måte bryter norsk lov. Bruker skal ikke laste opp filer som ikke er tilknyttet til regnskap, faktura, inkasso, timelister, kontrakter eller lignende relevante filer.

Ved ulovlig bruk av systemet kan Tilbyder, uten forvarsel og samtykke, anmelde/rapportere Bruker og Virksomhet til politiet, finanstilsynet eller annen organ/etat.

Sikkerhet og personvern

Tilbyder skal til enhver tid gjøre sitt ytterste for at Systemet håndterer alle person- og firmaopplysninger på en forsvarlig og betryggende måte. Alle personopplysninger Bruker legger igjen i Systemet er for å ha riktig faktureringsgrunnlag, samt å gi Bruker tilgang til Systemet.

Tilbyder forbeholder seg retten, uten samtykke og forvarsel, gi ut personopplysninger til Norske myndigheter, Politiet, Finanstilsynet, Skatteetaten eller andre statlige og kommunale organer.

Opphavsrett

Alt av innholdet i Systemet er eid av Tilbyder. Dette gjelder alt fra datakoder, design, funksjonalitet, logo, firmanavn, produktnavn, tekster, artikler og alt annet som naturlig faller inn under dette punktet. Systemet kan på ingen omstendigheter stjeles, selges, kopieres, brukes til annet forbruk enn via Tilbyder eller lignende. Ved å godta denne Brukeravtalen godkjenner Bruker og Virksomheten vil stå erstatningspliktig på brudd av dette punktet.

Øvrig

Dersom Virksomhet blir kjøpt opp fusjonert, fisjonert eller hatt lignende omstrukturering har Tilbyder rett til å overdra Systemet og Brukers kundeforhold helt eller delvis til et annet selskap. Tilbyder har også mulighet til å gi tilgang til alle som er registrert med signaturrett til Virksomheten.

Tvister

Tvister om Brukeravtalen, samt tvister som angår de omtalte og derav følgende rettsforhold, hører inn under de ordinære domstoler, med Tilbyders til enhver tids gjeldende forretningsadresse som avgjørende for valg av verneting.

Personvernerklæring for Systima AS

1. Generelt om personvern 

Når du besøker oss på sosiale medier eller nettsiden vår, sender oss henvendelser eller er kontaktperson for en av våre kunder, behandler vi personopplysninger om deg. Nedenfor finner du generell informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysningene dine, hvorfor vi gjør dette og rettighetene du har i den forbindelse.

Systima AS er behandlingsansvarlig når vi behandler personopplysningene dine i de situasjonene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Det innebærer at Systima AS er ansvarlig for at behandlingen skjer innenfor trygge og lovlige rammer.

Med personopplysninger menes enhver form for informasjon om fysiske personer - heretter omtalt som de registrerte. Dette inkluderer blant annet navn, e-postadresse, telefonnummer og vurderinger som kan knyttes til en identifisert fysisk person.

Vi vil periodisk og ved behov gjennomgå denne personvernerklæringen for å sikre at den er oppdatert og dekkende. Du finner datoen for siste revisjon sammen med våre kontaktopplysninger nederst i punkt 9.

2. Behandlingsgrunnlag og formål

Systima kan bare behandle personopplysningene dine når vi har rettslig grunnlag til det. Hvilke rettslige grunnlag som er relevant varierer avhengig av hva formålet med den aktuelle behandlingen er. Vi vil aldri viderebehandle personopplysningene dine på måter som er uforenlige med formålene som opprinnelig begrunnet innsamlingen. Du finner mer informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger under punkt 3 og 4.

3. Personopplysninger vi samler inn

Vi behandler ulike personopplysninger om deg avhengig av hvem du er og hvordan du kom i kontakt med oss. Dette kan innebære behandling av følgende personopplysninger:

-          Navn
-          E-post
-          Telefon
-          Adresse
-          Lokasjon
-          IP-adresse
-          Kjøpshistorikk
-          Stillingstitteleln din
-          Hvilket selskap du jobber for
-          Atferdsmønster på nettsiden vår
-          Personopplysninger du deler med oss

Du finner nærmere informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger nedenfor.

4. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Personopplysningene dine kan være frivillig delt med oss ved at du interagerer med oss på sosiale medier eller hjemmesiden vår, eller dersom du kontakter oss gjennom andre kanaler. Vi kan også behandle personopplysninger om deg dersom du opptrer som representant for en av kundene eller forretningsforbindelsene våre.

Vi samler også inn personopplysninger ved bruk av informasjonskapsler som er installert på nettsiden. Dette gjør vi for å forbedre brukeropplevelsen på nettsiden vår. Du kan lese mer om dette nedenfor.

5. Behandling av personopplysninger

5.1 Representanter for våre forretningsforbindelser

Dersom du opptrer som representant for en av våre kunder eller samarbeidspartnere, kan vi behandle personopplysningene dine i ulike relasjoner. Dette kan eksempelvis innebære at vi kommuniserer direkte med deg over e-post, at vi fakturerer arbeidsgiveren din med deg som mottaker, at du har underskrevet en avtale med oss på vegne av arbeidsgiveren din eller lignende.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) ettersom behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne kommunisere med og inngå avtaler med våre kunder og samarbeidspartnere.

Vi avgrenser behandlingen til det som er nødvendig i alle slike tilfeller. Vi gjør likevel oppmerksom på at varigheten av eventuelle kontrakter du har signert og kommunikasjonen du har hatt med oss, vil påvirke hvor lenge vi er nødt til å oppbevare personopplysningene dine. Bokføringsloven pålegger oss dessuten også å lagre regnskapsmateriale i henholdsvis 5 år eller 3 år og 6 måneder, jf. § 13 første og annet ledd. Dersom du ønsker nærmere informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine, ber vi om at du sender en henvendelse til kontaktopplysningene nederst i denne personvernerklæringen.

5.2 Markedsføring

Dersom du har samtykket til det vil vi sende deg markedsføring bestående av tilbud og andre beslektede henvendelser. Dette gjør vi for å yte god kundeservice og gi deg informasjon om våre tjenester slik du har samtykket til.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) ved at du har samtykket til behandlingen. Vi gjør oppmerksom på at du når som helst kan trekke tilbake samtykket ved å sende en henvendelse til kontaktopplysningene som er angitt nedenfor.

5.3 Direkte henvendelser

Hvis du kontakter oss direkte vil vi behandle personopplysninger om deg, herunder telefonnummeret ditt eller e-postadressen din, avhengig av måten du kontakter oss på. Vi vil også behandle eventuelle personopplysninger du deler med oss i henvendelsen. Vi ber derfor om at du begrenser informasjonen til det som er nødvendig for at vi skal kunne besvare henvendelsen din og innføre egnede tiltak.

Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), ved at Systima har en berettiget interesse i å yte god kundeservice.

Ved denne typen behandling av personopplysninger oppbevarer vi personopplysningene frem til vi har besvart henvendelsen og innført eventuelle tiltak. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysningene dine vil derfor avhenge av relasjonen du har til oss, arten og kompleksiteten av henvendelsen din, samt hvilke tiltak vi er nødt til å innføre. Hvis du ønsker nærmere informasjon om dette, kan du kontakte oss direkte via kontaktopplysningene nederst i denne personvernerklæringen.

 5.4 Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Systima AS, vil vi behandle personopplysningene som inngår i henvendelsen og eventuelle vedlegg du deler med oss, f.eks. søknad, CV og kompetansebevis.

Dersom du søker jobb hos oss, anser vi dette som en anmodning om at vi skal vurdere søknaden din og eventuelle vedlegg. Behandlingen gjennomføres derfor med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Vi vil avgrense behandlingen til det som er nødvendig. Det innebærer at vi oppbevarer søknader, CV og oppgitte attester, samt vitnemål og kompetansebevis frem til vi har avsluttet ansettelsesprosessen eller konkludert med at du ikke er aktuell for ansettelse hos oss, med mindre vi har innhentet et samtykke fra deg til utvidet oppbevaring. I slike tilfeller kan vi lagre personopplysningene dine frem til det er gått 1 år eller du trekker tilbake samtykket ditt, avhengig av hva som kommer først.

5.5 Informasjonskapsler

Systima bruker informasjonskapsler – også omtalt som «cookies» – fra eksterne tredjepartsleverandører for å kartlegge hvordan du bruker nettsiden vår og teste ut ulike funksjoner. Cookies er små tekstfiler som lagres på enheten din som inneholder informasjon om enheten din, innstillingene dine, hvilke sider du besøker på nettsiden vår og hvordan du navigerer mellom disse. Formålet med dette er å optimalisere våre landingssider og gi deg den beste brukeropplevelsen.

Denne behandlingen skjer på grunnlag av samtykket du har gitt til oss iht. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og ekomloven § 2-7 b. Dersom du ønsker å trekke tilbake samtykket ditt eller justere innstillingene dine kan du bruke hyperlinken som ligger nederst på nettsiden vår markert ved «Cookies». Dersom du ønsker bistand med dette kan du sende en henvendelse til kontaktopplysningene som er angitt nederst i denne personvernerklæringen.

6. Deling av personopplysningene dine

Systima vil ikke dele personopplysninger med tredjeparter med mindre vedkommende tredjepart er engasjert som en databehandler for å gjøre spesifiserte oppgaver på vegne av Systima eller delingen er nødvendig for å levere våre tjenester. Databehandlere vil alltid være underlagt en databehandleravtale.

Systima vil bare overføre personopplysninger om deg ut av EU/EØS dersom det er nødvendig for å tilby en brukervennlig og tilfredsstillende nettside eller våre tjenester av andre grunner nødvendiggjør dette. I alle slike tilfeller vil Systima forsikre seg om at tilstrekkelige sikkerhetsgarantier er gitt og at mottakeren er underlagt de samme eller tilsvarende forpliktelser som gjelder innenfor EU/EØS. Dette innebærer bl.a. at vi har sikret et gyldig overføringsgrunnlag og at rettighetene dine er ivaretatt på en god måte.

7. Informasjonssikkerhet og lagring

Systima har innført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysningene dine behandles på en trygg måte som respekterer kravene til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Det innebærer bl.a. at Systima praktiserer prinsippet om dataminimering og at Systima har gode sletterutiner som sikrer at personopplysningene dine slettes når formålet bak innhentingen opphører.

8. Dine rettigheter

Når Systima behandler personopplysninger om deg har du flere rettigheter etter personvernforordningen kapittel III. Det innebærer at:

• Du har rett til å motta en bekreftelse på om Systima behandler personopplysninger om deg og å få innsyn i disse personopplysningene, samt formålet med behandlingen.

• Du har rett til å verifisere og eventuelt korrigere uriktige personopplysninger vi behandler om deg og supplere eventuelle ufullstendige personopplysninger.

• Du har rett til å begrense behandlingen av personopplysningene dine i noen tilfeller.

• Du har rett til å protestere på behandlingen av personopplysningene dine og trekke tilbake samtykker du har gitt. Vi opplyser likevel om at å trekke tilbake et samtykke ikke vil påvirke lovligheten av behandlinger som allerede er gjennomført.

• Du har rett til å få personopplysninger om deg slettet med mindre Systima har annet grunnlag for eller for øvrig er pålagt å fortsette behandlingen.

Dersom du ønsker å påberope disse rettighetene eller har spørsmål ber vi om at du kontakter oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor.

 9. Kontaktinformasjon

Dersom du mistenker at vi behandler personopplysningene dine annerledes enn det vi har beskrevet i denne personvernerklæringen eller at vi bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Vi ber likevel om at du kontakter oss først, slik at vi kan belyse saken for å unngå eventuelle misforståelser.

Våre kontaktopplysninger er:

Navn:                   Joachim Øvang

Stilling:                 Daglig leder og personvernombud i Systima AS

Adresse:              Ensjøveien 14, 0655 Oslo

E-post:                 post@systima.no

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 17. april 2023.