Strukturert timeføring på arbeidsplassen utgjør kjernen i vellykket prosjektledelse. Hva er årsaken til denne viktigheten, og hvorfor bør du som håndverker prioritere dette?
Dette er en artikkel for håndverkere som elektriker, snekker, rørlegger, maler og lignende yrker.
Hva er timeføring?
Timeføring er registrering av hvor mye tid som brukes på ulike arbeidsoppgaver, prosjekter eller kunder. Det er en viktig del av driften for mange bedrifter, særlig for konsulenter, håndverkere og andre som fakturerer for timebasert arbeid. Ved å føre timer får man oversikt over hvordan arbeidstiden faktisk brukes, noe som gir bedre grunnlag for fakturering, lønnsutbetaling og prosjektstyring.
En god løsning for timeføring gjør det enkelt å registrere tid enten det er via mobil, nettbrett eller datamaskin. Det skal være raskt å legge inn timer, samtidig som systemet må kunne håndtere ulike arbeidsforhold, prosjekter, aktivitetstyper og kommentarer.
I mange regnskapssystemer er timeføring tett integrert med både fakturering og lønn, slik at man slipper dobbeltarbeid og reduserer risikoen for feil. Dette gir økt effektivitet, bedre lønnsomhet og mer presis dokumentasjon – både for interne formål og overfor kunder eller myndigheter.
Les mer om: Timeføring fra Systima Regnskap
Hvorfor er timeføring nødvendig?
Nøyaktig timeføring er ikke bare et krav – det er et verktøy for bedre drift. Som håndverker har du ofte varierende arbeidsdager og skiftende oppgaver. Å dokumentere timer fortløpende gir trygghet for både deg og kunden. Det gir korrekt lønn, riktige fakturaer og bedre økonomistyring. I tillegg får du dokumentasjon hvis noe må ettervises i etterkant.
Her er flere grunner til hvorfor du bør ta timeføring på alvor:
Full kontroll over utført arbeid
Enklere å viderefakturere timer til kunder
Ved bruk av avdeling og prosjekt, er det mulig å kostnadsføre timer riktig i regnskapet
Full dokumentasjon, dersom dets kulle komme en tvist eller situasjon hvor man må dokumentere arbeid
Mulighet til å legge til kommentar for utført arbeid, slik at det er enklere å gå tilbake for å se hva man har gjort.
Riktig lønnsutbetaling til ansatte
Full oversikt over timebruk for alle ansatte. Kan brukes til analyse og optimalisering av driften.
Enklere å analysere tidsbruk og optimalisere arbeidsdagen til en ansatt og virksomheten i sin helhet
Optimaliser timebruken og bli mer lønnsomme
God oversikt over timebruken gir innsikt i hva som faktisk gir verdi – og hva som koster. Ved å analysere registrerte timer kan du justere arbeidsmetoder, kutte tidstyver og styrke lønnsomheten. Med moderne rapportverktøy blir dette enkelt, og du får fakta på bordet i stedet for magefølelse.
Arbeidsgivers ansvar for timeføring
Ifølge Arbeidstilsynet ligger ansvaret for timeføringen hos arbeidsgiveren. Arbeidsgiver har ansvar for å sikre korrekt registrering av arbeidstid i henhold til arbeidsmiljøloven.
Dette innebærer å ha rutiner og systemer som gjør det mulig å føre timer nøyaktig og i samsvar med gjeldende regler. Det skal dokumenteres hvor mye arbeidstakeren jobber, inkludert overtid, pauser og hviletid. God timeføring bidrar til å ivareta både arbeidstakers rettigheter og arbeidsgivers plikter, og reduserer risikoen for konflikter eller brudd på lovverket.
Et digitalt system for timeføring gjør dette enklere, samtidig som det gir bedre oversikt og kontroll over arbeidstid og ressursbruk. Det er viktig å opprettholde oversikt over hver ansatts arbeidstimer, og det er ikke nødvendig for hver enkelt ansatt å føre sine egne timer. Arbeidsgivere har friheten til å administrere denne prosessen, og det anbefales å finne et effektivt system som passer for alle ansatte.
Unngå tapte timer og sikr inntektene
Når timer ikke blir ført fortløpende, er det fort gjort at noe glipper. Dette fører ofte til at bedriften taper fakturerbare timer – og i verste fall hele inntekter. Ved å etablere en fast rutine for timeføring, sikrer du at hver eneste arbeidstime faktisk blir registrert. Det gir mer presise fakturaer, færre spørsmål fra kunder og et tryggere økonomisk grunnlag.
Timeføring for fakturering
Registrer timer for hvert prosjekt, slik at alle ansatte kan dokumentere sitt arbeid og tidsbruken. Ved bruk av et moderner timeføringssystem, vil bedriften enkelt kunne lage fakturagrunnlag og gjøre faktureirngen enklere.
Systima er et stort problem med ulike moduler. Alle modulene er i samme program, så man kan samle mest mulig av driften i Samme system. Systima har blant annet et fakturaprogram og egen modul for timeføring. Dette gjør faktura grunnlaget og faktureringen mer effektivt og automatisert.
Timeføring for prosjekter og avdelinger
Timeføring for prosjekter og avdelinger gir detaljert oversikt over hvordan tiden brukes i ulike deler av virksomheten. Det gjør det enklere å følge med på fremdrift, sammenligne kostnader og optimalisere ressursbruk. Dette gir et bedre grunnlag for både planlegging, lønnsomhet og fakturering.
Hvorfor føre timer mot prosjekt og avdeling
Å føre timer per prosjekt og avdeling gir bedre innsikt i ressursbruk og lønnsomhet. Det gjør det enklere å budsjettere, fakturere korrekt og identifisere tidstyver. Nøyaktig timeføring bidrar til bedre styring, økt kontroll og mer lønnsomme beslutninger på tvers av organisasjonen.
Hvordan bruke timeføring mest mulig effektivt
Bedrifter innen håndverksfag som neglisjerer gode timeføringsrutiner, sliter med å holde oversikt over hvor mange timer som blir brukt på hvert prosjekt. Denne mangelen på innsikt kan redusere lønnsomheten og effektiviteten i bedriften. For å unngå dette, er det viktig å bruke de riktige verktøyene.
Håndverkere kan benytte telefonen som et effektivt verktøy for administrasjon. Å notere timer på tilfeldige lapper kan skape unødvendig arbeid og usikkerhet rundt nøyaktig tidsregistrering. Disse håndskrevne notatene kan også gå tapt, noe som fører til ekstra innsats når timene må manuelt overføres til lønnsavdelingen. Vi anbefaler derfor å investere i en pålitelig verktøyapplikasjon som forenkler timeføringen og gir mulighet for direkte overføring av timelister til lønnsansvarlige. Dette øker effektiviteten, øker lønnsomheten og gir trygg lagring av viktig dokumentasjon.
Når timeføringen er en del av regnskapssystemet, unngår du dobbeltføring og manuelle feil. Timer som registreres kan automatisk overføres til både fakturagrunnlag og lønn, noe som sparer tid og sikrer korrekt dokumentasjon.
Timeføring på mobil, nettbrett, PC og MAC
Med en timeregistreringsapp kan håndverkere enkelt registrere timer umiddelbart etter endt arbeidsdag eller oppdrag. Dette eliminerer behovet for å huske tidligere arbeidstimer og hva som ble gjort i løpet av disse timene. Med en app har du alltid full oversikt. Hvis du for eksempel trenger å fakturere kunden for kjørte kilometer til jobb, kan du enkelt legge inn denne informasjonen i appen. Dette gir deg detaljert oversikt over arbeidstiden brukt på hvert prosjekt, samt hvordan tiden ble utnyttet i løpet av prosjektperioden.
En god oversikt gjør det også enklere å fakturere kundene for utført arbeid på en ryddig og effektiv måte. Timeregistreringen i appen er også synkronisert med PC-versjonen og kan direkte inkluderes i prosjektet for hver enkelt kunde, med en klar oversikt over arbeidstimer på fakturaen. Dette sikrer at innendørs- og utendørsarbeidere har tilgang til samme tidsregistrering og bidrar til en sømløs arbeidsprosess.
Systima Regnskap - Timeføring på mobil app
Systima har utviklet en moderne løsning for timeføring som fungerer sømløst både på mobil og PC/Mac.
Mobilversjonen er intuitiv og effektiv, tilpasset både enkel og avansert timeføring. Brukere kan registrere timer per arbeidsforhold, inkludert tidspunkt for utført arbeid, antall timer og minutter, aktivitetstype, prosjekt og kommentar.
Det er også mulig å definere egne aktivitetsinnstillinger, som for eksempel interntid eller konsulenttimer. Du kan velge om en aktivitet automatisk skal gi grunnlag for lønn eller ikke.
Systima - enkel timeføring til en konkurransedyktig pris
Systima er et topp moderne ERP system som blant annet har egen funksjon for timeføring. I motsetning til andre systemer er det ikke ekstra kostnad å bruke timeføring i Systima.
Vil du vite mer? Les om Systima timeføringssystem
