Strukturert timeføring på arbeidsplassen utgjør kjernen i vellykket prosjektledelse. Hva er årsaken til denne viktigheten, og hvorfor bør du som håndverker prioritere dette?
Dette er en artikkel for håndverkere som elektriker, snekker, rørlegger, maler og lignende yrker.
Hva er Timeføring?
Timeføring er en systematisk registrering av arbeidstimer, og moderne løsninger som timeregistreringsprogrammer gjør denne oppgaven sømløs. Som håndverker involverer arbeidshverdagen en rekke varierte oppgaver, ofte med uforutsette overtidstimer. Nøyaktig registrering av arbeidstimer er avgjørende for riktig fakturering av prosjekter og korrekt lønn til de ansatte.
Les mer om: Timeføring fra Systima Regnskap
Hvorfor er Timeføring Nødvendig?
Arbeidsgivere har et lovpålagt ansvar for å dokumentere arbeidstiden skriftlig. Timeføringen bør foregå fortløpende, inkludere datoer, start- og sluttider, pauser og eventuell overtid. Som en håndverker på en byggeplass, er effektiv timeføring avgjørende for riktig registrering av timer og for å sikre at administrativt arbeid blir gjort rettidig og nøyaktig.
Her er fire grunner til hvorfor du bør ta timeføring på alvor:
Bedre Oversikt over Arbeidstimer
Solid Dokumentasjon for Referanse
Riktig Lønnsutbetaling til Ansatte
Oversikt over Tidsbruk i Bedriften
Arbeidsgivers Ansvar for Timeføring
Ifølge arbeidstilsynet ligger ansvaret for timeføringen hos arbeidsgiveren. Det er viktig å opprettholde oversikt over hver ansatts arbeidstimer, og det er ikke nødvendig for hver enkelt ansatt å føre sine egne timer. Arbeidsgivere har friheten til å administrere denne prosessen, og det anbefales å finne et effektivt system som passer for alle ansatte.
Timeføring for Fakturering
Registrer timer for hvert prosjekt, slik at alle ansatte kan dokumentere sitt arbeid og tidsbruken. Ved bruk av et moderner timeføringssystem, vil bedriften enkelt kunne lage fakturagrunnlag og gjøre faktureirngen enklere.
Systima er et stort problem med ulike moduler. Alle modulene er i samme program, så man kan samle mest mulig av driften i Samme system. Systima har blant annet et fakturaprogram og egen modul for timeføring. Dette gjør faktura grunnlaget og faktureringen mer effektivt og automatisert.
Timeføring for Prosjekter og avdelinger
Registrering av timer per ansatt gir en dyptgående oversikt over hvem som har utført arbeidet, når det ble gjort, og hvor mye tid det tok. Å holde nøyaktige tidsregistreringer på prosjekter er ikke bare viktig for nøyaktig fakturering av kundene, men gir også verdifulle data som kan brukes til å estimere priser for lignende prosjekter for fremtidige kunder.
Det samme gjelder dersom man fører timer mot ulike avdelinger. En avdeling kan inkluder mange prosjekter.
Timeføring for Overtid
I en bransje som er preget av uforutsigbare arbeidsforhold, er det avgjørende å ha kontroll over overtidsarbeidet til hver enkelt ansatt. Overtidstimer krever overtidsbetaling, og nøye tidsregistrering er nøkkelen til rettferdige lønninger.
Et moderne timeføringsprogram vil vise deg oversikt over hvor mye du har jobbet overtid, og har mulighet til å vise det en form for tidsbank. Noen arbeidsgivere tilbyr at man kan få overtidsbetalt, avspasering eller lignende.
Effektive Timeføringsrutiner
Bedrifter innen håndverksfag som neglisjerer gode timeføringsrutiner, sliter med å holde oversikt over hvor mange timer som blir brukt på hvert prosjekt. Denne mangelen på innsikt kan redusere lønnsomheten og effektiviteten i bedriften. For å unngå dette, er det viktig å bruke de riktige verktøyene.
Håndverkere kan benytte telefonen som et effektivt verktøy for administrasjon. Å notere timer på tilfeldige lapper kan skape unødvendig arbeid og usikkerhet rundt nøyaktig tidsregistrering. Disse håndskrevne notatene kan også gå tapt, noe som fører til ekstra innsats når timene må manuelt overføres til lønnsavdelingen. Vi anbefaler derfor å investere i en pålitelig verktøyapplikasjon som forenkler timeføringen og gir mulighet for direkte overføring av timelister til lønnsansvarlige. Dette øker effektiviteten, øker lønnsomheten og gir trygg lagring av viktig dokumentasjon.
Timeføring på Mobil, Nettbrett, PC og MAC
Med en timeregistreringsapp kan håndverkere enkelt registrere timer umiddelbart etter endt arbeidsdag eller oppdrag. Dette eliminerer behovet for å huske tidligere arbeidstimer og hva som ble gjort i løpet av disse timene. Med en app har du alltid full oversikt. Hvis du for eksempel trenger å fakturere kunden for kjørte kilometer til jobb, kan du enkelt legge inn denne informasjonen i appen. Dette gir deg detaljert oversikt over arbeidstiden brukt på hvert prosjekt, samt hvordan tiden ble utnyttet i løpet av prosjektperioden.
En god oversikt gjør det også enklere å fakturere kundene for utført arbeid på en ryddig og effektiv måte. Timeregistreringen i appen er også synkronisert med PC-versjonen og kan direkte inkluderes i prosjektet for hver enkelt kunde, med en klar oversikt over arbeidstimer på fakturaen. Dette sikrer at innendørs- og utendørsarbeidere har tilgang til samme tidsregistrering og bidrar til en sømløs arbeidsprosess.
Systima - enkel timeføring til en konkurransedyktig pris
Systima er et topp moderne ERP system som blant annet har egen funksjon for timeføring. I motsetning til andre systemer er det ikke ekstra kostnad å bruke timeføring i Systima.
Vil du vite mer? Les om Systima timeføringssystem
