Skal du lage en faktura og sende regning? I fakturaprogrammet Systima kan du gratis lage faktura og EHF-faktura og sende regning direkte fra fakturaprogrammet.
Send regning på under 5 minutter
Det er flere måter å sende en regning. Det mest effektive er å bruke et fakturaprogram eller regnskapsprogram som Systima. Systima er et gratis fakturaprogram og du kan effektivt lage fakturaer, sende regning, ha god kontroll over alle sendte regninger, og se hvilken fakturaer som er betalt og ikke. Slik sender du regning:
Lag en bruker gratis på Systima
Bekreft e-postadressen din for å logge inn. Husk å sjekk søppelpost (spam-filter)
Klikk på menyen til venstre og velg Salg -> Ny faktura
Lag regning gratis
Når du er klar til å lage regning, klikk på “opprett faktura” knappen nederst til høyre
Nå kommer det opp informasjon om at fakturaen er opprettet. Her skal det automatisk stå mottakerens inn postadresse fra når du registrerte kunden. Du kan endre e postadressen dersom du ønsker sende regning til en annen mottaker. Trykk på den blå knappen “Send faktura” for å sende regning til kunden. Fakturaen er nå sendt.
Gå til menyen og klikk på Salg -> Fakturaoversikt. Her ser du oversikt over alle fakturaer du har laget, og også status om faktura er sendt eller ikke sendt. Du kan når som helst sende en faktura på nytt ved å velge de tre prikkene på høyre side og velge “Send faktura til kunde”.
Dersom du lager regning, kreditnota eller betalingspåminnelse vil du få de samme alternativene med å sende denne til kunden etter du har laget dokumentet.
Du kan også gå inn på en konkret faktura ved å trykke på fakturalinjen på fakturaoversikt. Her har du en egen fane som heter “utsendelser” hvor du ser en oversikt over alle gangene du har sendt regning, betalingspåminnelse eller kreditnota til en kunde.
Les også Hvordan lage faktura gratis
Send PDF-regning
PDF regning er den vanligste måten å fakturere. De seneste årene har det blitt mer og mer vanlig å sende EHF faktura eller sende eFaktura. Det er mange som blander disse tre typene, og tror at eFaktura er når man sender PDF faktura elektronisk. Dette stemmer ikke. En eFaktura og EHF faktura inneholder ekstra mye informasjon som er enklere å lese for en datamaskin og gjør bokføringen enklere for mottakeren. En vanlig PDF faktura inneholder ikke denne informasjonen, men kan selvsagt fortsatt sendes elektronisk på eksempel email.
Prøv å send regning elektronisk. Dette er mer økonomisk, mer effektivt og bedre for miljøet. Husk at inkassovarsel alltid må sendes per post.
Send EHF-faktura
For å sende EHF faktura må du bruke et fakturaprogram eller regnskapsprogram som støtter EHF utsendelse. Fakturaprogrammet må ha integrasjon mot ELMA registeret og være koblet opp mot et PEPPOL aksesspunkt for at du skal kunne sende EHF faktura.
En EHF faktura kan åpnes som en PDF fil på samme måte som en PDF regning, men sender i tillegg til dette en ekstra fil (xml fil) til mottakerens regnskapsprogram. Dette er for at regnskapsprogrammet automatisk kan lese all informasjon, så mottaker unngår å En EHF Faktura kan kun sendes til bedrifter, og bedriften må være registrert i
Les mer om EHF-faktura
Send eFaktura
For å sende eFaktura må du bruke et regnskapsprogram eller fakturaprogram som støtter eFaktura. Det vanligste er å sende eFaktura til privatpersoner, og da mottar de ofte regningen direkte i nettbanken. Mottakeren kan åpne fakturaen og vise den som en PDF fil, men fordelen med en eFaktura er at all informasjon allerede er lagt inn på vegne av mottakeren. Det betyr at mottakeren slipper å registrere kontonummer, beløp, forfallsdato, KID og annen informasjon manuelt. Dette gjør at det blir mindre jobb for mottaker, og unngår at regninger blir betalt feil. I disse tilfellene vil mottaker kun trenge å kontrollere og godta en regning, fremfor å lese, registrere for så å betale. Selv om funksjonaliteten er på magne måter lignende som EHF faktura er det ikke det samme som eFaktura.
Gratis fakturaprogram
Systima er et gratis faktura program hvor du enkelt kan sende faktura direkte fra faktureringsprogrammet. Du kan velge om du ønsker å laste ned PDF faktura for selv å manuelt sende elektronisk eller per post, ellers kan du bruke selve systemet for å sende direkte til kunden. Hele systemet er laget for å være intuitivt og en effektiv måte å lage og sende regning. Når du har sendt faktura har du full oversikt over alle sendte fakturaer og hvem som er betalt og ubetalt. Du kan også sende EHF faktura gratis med Systima. Du trenger ikke lage en faktura mal, da Systima er et faktureringssystem som tar høyde for alle kravene.
Les også: Kravene til en faktura
