Et fakturaprogram er programvaren bedriften din bruker til å opprette, sende og følge opp fakturaer – og i Norge burde løsningen støtte EHF-format, MVA-håndtering og bokføringsloven. Riktig fakturaprogram kan redusere tiden du bruker på fakturering med opptil 70 %, ifølge erfaringer fra Systimas egne kunder blant norske SMB-er.
Denne artikkelen gir deg en konkret gjennomgang av hva du bør se etter, hva som skiller løsningene fra hverandre, og hvilke feil norske bedrifter oftest gjør når de velger fakturaprogram.
Hva er et fakturaprogram, og trenger bedriften din ett?
Et fakturaprogram lar deg opprette og sende fakturaer digitalt, automatisere purringer og koble fakturering direkte mot regnskapet. For norske bedrifter med omsetning over 50 000 kroner er MVA-registrering – og dermed korrekt fakturahåndtering – lovpålagt. Et dedikert fakturaprogram erstatter Excel-ark og manuelle rutiner med et sporbart, revisjonsvennlig system.
Bedrifter som fakturerer mer enn 10–15 ganger i måneden vil normalt spare inn programvarekostnaden i løpet av de første dagene, basert på redusert administrasjonstid alene.
Norske lovkrav du må kjenne til
Alle fakturaer fra norske MVA-pliktige virksomheter må oppfylle kravene i bokføringsloven og MVA-loven. Det betyr blant annet:
Organisasjonsnummer på alle fakturaer
MVA-beløp spesifisert per sats (0 %, 12 %, 15 %, 25 %)
Fakturanummer i en ubrutt tallrekke
Betalingsfrist og kontonummer
Lagring av alle bilag i minst fem år
I tillegg krever offentlige oppdragsgivere at fakturaer sendes i EHF-format (Elektronisk HandelsFormat) via Peppol-nettverket. Et godt fakturaprogram håndterer dette automatisk uten at du trenger å tenke på den tekniske biten.
Les også: EHF Faktura
De viktigste funksjonene å sammenligne
Ikke alle fakturaprogram er like – og det som passer en frilansende konsulent, passer ikke nødvendigvis et AS med ti ansatte og løpende prosjektfakturering. Her er funksjonene som oftest utgjør den reelle forskjellen:
EHF : Sender faktura fra et regnskapsprogram til et annet regnskapsprogram. Sendes via Peppol er standard i 2026
eFaktura og vipps faktura: Sender faktura til privatpersoner direkte til nettbanken eller vipps. Gjør innkrevingen betydelig enklere.
Automatisk registering av betaling med KID: Kunden betalt? Med KID blir betalingen automatisk registrert. Sparer deg for masse tid og unødvendig administrasjon.
Automatiske purringer: Systemet bør sende purring og inkassovarsel automatisk basert på regler du definerer selv.
Integrasjon mot regnskap: Fakturaer bør bokføres automatisk uten dobbeltregistrering.
Tilgangsstyring: Mulighet til å gi ansatte eller regnskapsfører begrenset tilgang uten å dele admin-passord.
Mobiltilgang: Send faktura rett fra telefonen etter et kundemøte – sparer tid og reduserer forfalt saldo.
Rapportering: Oversikt over utestående krav, betalingshistorikk og likviditetsprognose.
Hva koster et fakturaprogram for norske SMB-er?
Prisen varierer fra gratis (med begrensninger) til rundt 0 – 800 kroner per måned for fullverdige løsninger. Vår erfaring fra Systima-kunder viser at bedrifter med 20 – 100 fakturaer per måned typisk lønner seg best på et program i prisklassen 200 – 400 kroner per måned, der automatisering og regnskapsintegrasjon er inkludert.
Vær oppmerksom på skjulte kostnader: antall brukere, SMS-purringer, ekstra moduler for prosjekt eller lønn, og eksportkostnader hvis du vil bytte leverandør.
Vanlige feil norske bedrifter gjør
Basert på onboarding-data fra nye Systima-kunder ser vi tre feil som går igjen:
Velger billigste løsning uten å sjekke EHF-støtte – og mister offentlige kontrakter eller må fakturere manuelt i tillegg.
Aktiverer ikke KID: Da må du manuelt registere betalinger hver betaling. Det gjør det også vanskelig å sette på automatikk på purringer og inkasso.
Bruker fakturaprogram løsrevet fra regnskapet – noe som fører til dobbeltarbeid, feil i MVA-meldingen og stress ved årsoppgjøret.
Setter ikke opp automatiske purringer – norske SMB-er har i gjennomsnitt 18 % av utstedte fakturaer forfalt til enhver tid, ifølge interne tall fra Systima-plattformen (2024). Automatiserte purringer halverer denne andelen.
Setter ikke opp automatisk inkasso - Slipper du å bruke tid på innkrevning og kan bruke mer tid på drift.
Slik velger du riktig fakturaprogram – en praktisk sjekkliste
Bruk disse spørsmålene som utgangspunkt når du evaluerer løsninger:
Støtter programmet EHF og Peppol-sending uten tilleggskostnad?
Støtter programet eFaktura og vipps faktura?
Kan fakturaer bokføres automatisk i regnskapssystemet?
Er det mulig å gi regnskapsfører tilgang uten å dele alle data?
Finnes det automatiske purre- og inkassoflyter?
Kan du eksportere alle data hvis du vil bytte?
Hos Systima er fakturamodulen bygget direkte inn i regnskapet – det betyr at hver faktura du sender, bokføres automatisk, MVA beregnes korrekt, og du slipper å gjøre den samme jobben to ganger. Se alle funksjoner og priser her.
