Hvordan slette en faktura / hvordan lage kreditnota

Hvordan slette faktura i regnskapet? Dessverre finnes det ingen funksjon som dette da det ikke er lov etter bokføringsloven. Dersom man har en faktura man ønsker å slette må man lage noe som heter en kreditnota. Enkelt forklart er dette måten man “sletter en faktura” ved å lage en ny faktura som heter kreditnota som nuller ut original beløpet.

Eksempel på når man seltter / krediterer en faktura

La oss si du lager en faktura på 10.000 kr inkl mva som du ønsker å slette/kreditere, så krediterer du denne fakturaen i faktureringsprogrammet. Regnskapsprogrammet lager deretter en ny faktura til kunden som blir kalt kreditnota. Beløpet på denne kreditnotaen er på - 10.000 kr inkl mva. Videre registrerer noen regnskapsprogram automatisk disse to sammen slik at de nuller hverandre ut. Kunden skylder deg derfor ikke lenger penger. Kreditnotaen får også et eget fakturanummer.

Grunnen til at det er som beskrevet over er for full logg og oversikt over alle endringer i regnskapet. Dette er for å forhindre brudd på bokføringsloven og minimere juks i regnskapet.

Hvorfor slette en faktura / kreditere?

Det kan være mange grunner for at man vil slette (kreditere) en faktura. Det kan eksempel være at du har sendt feil faktura, kunden ikke lenger skal betale beløpet av en eller annen grunn eller at kunden skal betale mindre enn hva som er i den originale fakturaen.

Et unntak for å slette faktura

Det eneste unntaket når du kan slette en faktura er dersom du har laget en faktura og ikke skrevet den ut eller sendt den til kunden. Da har du mulighet til å slette en faktura. Dette gjelder kun dersom dette er den nyeste fakturaen du har laget. Dersom du lager en ny faktura med nytt fakturanummer kan du ikke lenger slette den andre fakturaen. Dette ville vært et brudd på bokføringsloven.

Les også: Er det lov å endre forfallsdato på faktura?

Kreditere fakturaer som allerede er betalt av kunde

Dersom du har sendt en faktura som skal slettes/krediteres og kunden allerede har betalt blir prosessen veldig lik som beskrevet over. I dette tilfellet finner du originale fakturaen og velger å kreditere denne. Videre må du tilbakebetale det beløpet kunden har betalt inn til deg. Husk å send kreditnota til kunde da de også trenger denne til sitt regnskap.

Les også: Tilbakebetaling av en faktura

Slette / kreditere deler av faktura

Det er også mulig å slette (kreditere) deler av en faktura. Dersom du har sendt en faktura på 10.000 kr inkl mva og du på et senere tidspunkt blir enig med kunden at de skal betale 5.000 kr inkl mva kan du i dette tilfellet kreditere halve fakturaen. Husk å send kreditnota til kunden da de også må ha bilaget i regnskapet.

Slette utkast til faktura

Dersom du har laget et utkast til faktura kan denne fint slettes uten å lage kreditnota. Et utkast på faktura er ikke en faktisk faktura og har ingen fakturanummer. Derfor har utkastet ikke blitt bokført i regnskapet, og kan derfor slettes uten videre dokumentasjon.

Les også: Krav til oppbevaring av regnskap

Automatisk bokføring i Systima faktureringsprogram

Hvis du skal slette (kreditere) en faktura eller lage en faktura blir all bokføring gjort automatisk i faktureringsprogrammet Systima. Du trenger derfor ikke tenke på noen tekniske regnskapsmessige regler, og alt blir bokført i det du trykker “lag” i faktureringsprogrammet.

Faktureringsprogrammet Systima har også full oversikt over fakturanummer og fakturanummer tildeles automatisk etter riktig rekkefølge. Fakturaprogrammet er gratis og du kan lage bruker her.

Husk å send kreditnota til kunde

Når du sletter en faktura / krediterer får du en kreditnota. Det er viktig at kunden din får både original faktura og kreditnota. Kunden din er også pålagt å registrere disse i eget regnskap. Ved eventuellkontroll kan begge regnskapene bli sjekket, og da skal både faktura og kreditnota være registrert i begge regnskap.

Lag faktura og kreditnota gratis

Systima er et faktureringsprogram hvor du kan lage og sende faktura og kreditnotaer gratis. Vi har mange gratis funksjoner som gjør faktureringen effektivt og oversiktlig.

Fakturaprogrammet er så enkelt at hvem som helst kan bruke det, selv uten erfaring eller økonomisk bakgrunn.